会议是一种非常重要的工作方式，要开好会议，做好会务工作至关重要。捜会网结合多年会务实践经验，我们认为要做好会务工作，必须制定会议预案，搞好会场布置、会议接待等工作，并及时对会议过程中可能存在的问题做好预案及时处理。

　　“会议”现代意义上的理解：就是有组织有领导的商议事情的集会，它作为始终伴随人类发展的一种社会现象，在古今中外都产生过许多重大影响。如楚汉争雄时的“鸿门宴”、二战时的中英美德黑兰会议、我党的十一届三中全会等。

　　会议是一种集体议事的行为过程，是各级领导制定方针、政策，决定重要事项，贯彻上级指示、检查部署工作的一种工作方法，开好会议有利于集思广益，有利于采用最优的方式做好工作，有利于统一思想、协调一致，沟通信息和经验交流。会议有多种，大到万人大会，小到几人小会，座谈、会唔等，都表现为解决问题，进行工作的一种手段，在现代政治、社会生活中会议已成为一种经常性的活动方式。

　　有关会议的组织、安排以及各种事务性服务工作称为会务工作。会务工作是贯穿会议全过程的一项服务性工作，会议能否达到预期效果、成功与否都与会议服务工作有及其重要的关系。要想做好会议服务应注意完善以下几项工作：

　　第一，制定会议预案。会议一经确定，就应着手制定会议预案，制定会议预案一定要详细周密，并对会议期间可能出现的其它意外情况制定相应措施。预案通常包括以下内容：会议的名称、会议的内容、会场地点、会议参加人员、会议时间、会期、会议方式、发言顺序、通知应注明的事项、车辆调度及会议筹备工作所需完成的其它工作内容及每项工作的承办者和完成各项工作的期限等。预案制定后，要充分论证，经领导批准后通知参与会议筹备工作的各方面人员，并督促各项工作落实到位。

　　第二，会场布置。会场布置包括会标的书写、色彩的使用、标语内容及会议主题气氛色调烘托等。会场布置是一门很深的学问，不同的会议会场布置要求有不同的形式，既要反映会议的中心内容，又要注意会场的摆放和气氛，重点是围绕会议内容突出会议中心议题。如党政领导机关的工作会要显出团结民主的气氛，人民代表大会要有庄严隆重的气氛，座谈会气氛要和谐，报告会则一般要求简单朴素。会场的气氛是用色彩、饰物来表现的，不同的颜色体现不同的内容，如红色代表热烈、绿色象征新生娴雅的标志，花卉盆景的色泽同样也要考虑。结合捜会网多次会议布置经验，我们觉得会场布置的主要工作有以下三项：

　　（一）会标的制做及悬挂。重要的会议，在主席台的上方应有一幅会标，会标又称横幅，是显示会议名称或主题的标志，通常采用红布横幅作底、剪纸为字的方式制作，一般是红底白字或黑字，规模大小，字体形状要依据会议和会场的情况而定，字体要美观大方，内容要简洁明了，确切地体现会议的主题。会标的位置要放置于主席台台口上方或置于主席台底幕之上，我们通常是置于主席台底幕之上。

　　（二）主席台的布置：大、中型会议一般都设有主席台，会议主席台一般与听众席成面对面的形式，布置要对称，不能给人一边倒或倾斜的感觉，要尽量简化减少主席台上的人数，主席台前可摆放花草，给人以舒畅之感。但不易放过多旗帜和花木，以免使人眼花缭乱或加重与会人员视觉上的负担。

　　（三）座次的安排：座次分主席台座次和听众席座次，会议主席台座次排列所依循的规则，具体是以台上就坐的最高领导人居中，然后依照先左后右的次序向两边顺延。主席台的排列规则来源于中国的左右手一说，现已约定成俗。如果台上有多排可按照由前至后排列，并摆放好座次牌。会场座次就面对主席台来说有前后左右之分，一般按姓氏笔划或单位排列，但不管如何安排都应注意一下几点：
    ①代表团的座次尽量不要横宽，要适当的细长，这样一个代表团或一个单位就具有从前到后的若干排座位。
    ②对代表团或单位的主要领导负责人和一些老弱病残的代表可适当照顾，安排在便于出进走动的位置。
    ③列席人员和记者应按排在正式代表位置的后边，如人员较多也可排在两边。会场排列座次还可根据具体情况采用其它方法，如是重大会议座次排列好后要经领导审定。

　　第三，会议的接待和其他服务工作。会议的报到日期一经确定，就应作出周密安排。会议报到日期的当天，要派出车辆和工作人员到路口、车站、飞机场等候与会人员，如果与会人员提前告知车次航班，可在其到达前接站，如果没有告知就按通知的接站地点全天候迎接，接站工作人员要携带会议接站牌到接站地点，如果是大型会议或劳模、（下转第23页）（上接第102页）人民代表大会可以持横幅，既醒目，又显示出热烈的气氛。工作人员迎候与会人要认真热情，接站车把与会人员送到会议住所地，引导他们签到领取会议材料及房间钥匙，告知就餐地点或发放餐券，并告知会议就餐、住宿等有关时间和注意事项。对从上级单位或专程来作报告的人员，要派专人陪同，引导他们住宿、就餐、参加会议活动。会议中经常出现大大小小突如其来的各种事情，稍不注意就可能出差错，因此要十分精心、仔细。

　　搞好车辆调配也是会务服务的重点。包括车辆的组织、调度派车用车等，会前要根据会议的预案及会议可能出现的情况作出详细的用车计划，并提前告知有关人员，使大家心中有数，如果会议集体用车，如外出参观参加集体活动等，要提前作出安排，指定乘车时间地点，人员所乘车辆顺序号，并要有专人组织引导指挥。会议的结束工作也不能等会议结束后再办，有些工作要在会议结束前就着手进行，如车、船、飞机票的预定，送站车的安排等，要在会议完成前就落实到位。

　　第四，代表离会工作。代表离会工作就是在会议结束后做好代表离开、返回原单位的安排服务工作，这一工作的明显特点就是零碎、烦琐，跑腿的事情多。但是如果这一工作做不好，同样会影响整个会议的组织与服务工作，就会使与会人员觉得会议松松垮垮，虎头蛇尾，影响整个会议服务工作和会议效果，甚至影响会议精神的传达落实，因此一定要周密安排，热情服务，使代表们心情舒畅，高高兴兴地返回原单位。主要工作有：①预定车船飞机票的落实情况。②送站车的调度和人员安排情况。③与会人员的其它要求及安排。④代表离会后的一些善后工作等等。

　　第五，会后总结。一个会议能否开好，是否达到了预期的目的，与会议组织和服务工作的水平有直接关系。会议的质量没有最好，只有更好，每次会后都应进行经验总结，不断增加服务内容，提高服务质量，不断提高会议管理工作水平。会议总结的主要目的在于总结经验，查找不足，使今后的会务工作做得更好更专业。
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